Coordinadora.

Para una mejor organización del voluntariado y del trabajo que éste debe realizar, se creará una “Coordinadora del Voluntariado” que actuará bajo la dirección del Administrador de la Fundación, y en último caso del Patronato.

La coordinadora estará compuesta por:

a) Administrador de la Fundación y coordinador del Economato.

b) Auxiliares de Secretaría y Tesorería.

c) Auxiliar de compras y almacén.

d) Auxiliar responsable del voluntariado.

e) Auxiliar responsable de relaciones con Hermandades y Cáritas.

El cometido a desarrollar por cada uno de ellos es:

1.- COORDINADOR DEL ECONOMATO:

Organizar la actividad del economato, proporcionando unos servicios dignos y adecuados al espíritu de la Fundación.

Ser responsable de la gestión económica del economato, manteniendo al día su contabilidad y preparando los estados de cuenta.

Pago a proveedores.

Dar el VºBª de las actividades de los auxiliares de la coordinadora.

Reunir periódicamente a los Diputados de caridad para informar de la gestión del economato y mejorar su organización.

Mantener informado al Patronato de la Fundación del funcionamiento del economato.

Convocar cuantas reuniones organizativas sean necesarias.

Elaborar la memoria anual del economato.

2.- AUXILIARES DE SECRETARIA Y TESORERIA:

Mantener la oficina, archivos, y la informatización del economato al día.

Colaborar con el administrador en la gestión económica y contabilidad del economato.

Recoger las facturas y albaranes de compra de productos para marcar su precio de venta, facturación, y archivo.

Citar en tiempo y forma a cuantas reuniones de gestión y coordinación sean necesarias.

Mantener el libro de actas y recoger en el mismo los acuerdos tomados en estas reuniones. Dar lectura a las actas correspondientes en cada asamblea.

Mantener el libro de inmovilizado del economato.

Efectuar los cierres mensuales, confeccionando las oportunas liquidaciones y cargos a cada Hermandad y Cáritas Fundacional.

3.- AUXILIAR DE ALMACÉN Y COMPRAS:

Mantener abastecido al economato con todos los productos necesarios, así como las reposiciones de almacén.

Gestionar las compras con los proveedores, buscando siempre la mejor calidad posible al menor precio.

Valorar todos los productos, codificarlos y marcarlos para su correspondiente puesta en venta.

Organizar el almacén, manteniéndolo ordenado y limpio.

Cuidar la colocación de los productos en las estanterías tanto del almacén como del supermercado, disponiéndolos de forma uniforme y ordenada, con sentido estético, y con las etiquetas siempre visibles.

Retirar los productos caducados, dañados, ó rotos, no estando aptos para su venta.

Tener informado al administrador de todas las incidencias relacionadas con la adquisición de productos, y necesidades del almacén y autoservicio.

Facilitar a secretaría los albaranes y facturas de compras para marcar el precio de los productos, facturación y posterior archivo.

4.- AUXILIAR RESPONSABLE DE VOLUNTARIADO:

Ser encargado del personal del economato, tanto en almacén como en tienda, disponiendo sus puestos y cometidos.

Control del sistema de acceso al Economato, puntos de venta (cajas) y atenciones en el economato.

Mantenimiento y limpieza de las instalaciones.

Seguimiento de la asistencia del voluntariado, elaborando un cuadrante previo, así como un banco de horas que recoja el tiempo de servicio de cada voluntario.

5.- AUXILIAR DE RELACIONES CON HERMANDADES Y ENTIDADES:

Mantener una relación directa con las Obras Asistenciales de las hermandades y entidades.

Facilitar la entrega de carnets, liquidaciones mensuales, listados, etc.

Mantener el archivo de beneficiarios confeccionando cuadrantes y estadísticas, correspondientes al número de familias atendidas atenciones de compras, importes, etc.

Asegurar que las Hermandades y entidades realicen el oportuno seguimiento a las familias beneficiarias.

Esta coordinadora será elegida de entre l@s voluntari@s, con carácter bianual, y ratificada por el Patronato a propuesta del Administrador de la Fundación.
Organigrama de gestión:

Composición coordinadora: